社内アシスタントが自社の質問に答えられない｜原因の切り分けと、埋め方
アシスタントが答えられないのは、ほとんどの場合モデルの性能ではなく、見に行ける範囲と、そこにある文書の状態が原因です。原因は3つに切り分けられます。
結論から
- 見に行ける範囲の外にある情報は、そもそも対象外。基幹システムや紙は届かない
- アクセス権がない文書は答えに使われない。逆に権限が緩いと出てはいけない情報が出る
- 答えの質は文書の質で決まる。古い版が残っていれば古い答えが返る
3つの原因に切り分ける
| 原因 | 症状 | 確認方法 |
|---|---|---|
| 範囲外 | 基幹システムや紙にある情報を聞くと答えない | その情報が実際にどこに保存されているかを確認する |
| 権限 | 人によって答えが違う | 質問した人のアクセス権を確認する |
| 文書の状態 | 古い内容や、複数の答えが混ざって返る | 同じ内容の文書が何版あるかを数える |
埋め方の順番
- 実際に答えられなかった質問を集める(50件で足りる)
- 3つの原因に分類する
- 「文書の状態」から着手する。費用がかからず効果が大きい
- 「範囲外」は、その情報をどこに置き直すかを決める
- 「権限」は、部署単位の棚卸しから始める
標準機能では届かない部分
基幹システムの中の数字、業務ごとの判断基準、過去案件の経緯といった情報は、標準のアシスタントの範囲外にあることが多く、ここを埋めるには別途つなぎ込みが必要になります。
どこまでを標準機能に任せ、どこから作るかの線引きを先に決めておくと、二重投資を避けられます。契約済みのライセンスを活かしたまま、届かない範囲だけを足す進め方が最も安く済みます。
よくあるご質問
- ライセンスを増やせば改善しますか
- 原因が範囲外や文書の状態にある場合、ライセンスを増やしても変わりません。まず答えられなかった質問の分類を行ってください。
- 契約をやめて別のものに替えるべきですか
- オフィス文書やメールの範囲は標準機能が有利です。やめるより、届かない範囲だけを別途埋めるほうが費用は抑えられます。