エクセルのシフト作成をAIで自動化する方法｜プロンプト例とチェック用の関数つき

シフト作成の作業を分解する

「シフト表を作る」という仕事は、実際には4つの工程に分かれます。

多くの人は「案の作成」を自動化したいと考えますが、実は「収集と転記」が最も時間を食っており、かつ最も自動化しやすい工程です。紙やLINEでばらばらに届く希望をフォーム(Googleフォームなど)に一本化し、その回答をAIや関数でシフト表の形に転記するだけで、作業時間は目に見えて減ります。

• 希望収集 — スタッフから休み希望・出勤可能日を集める
• 転記・整理 — 集めた希望をExcelのシフト表に写す
• 案の作成 — 必要人数・スキルバランス・労務ルールを満たす組み合わせを考える
• 調整・確定 — 個別事情をふまえて微修正し、本人たちに展開する

工程別・自動化のしやすさ比較

この表のとおり、「調整・確定」はほぼ人の仕事として残ります。スタッフ同士の相性、家庭の事情、口頭で聞いた事情など、表に書かれていない情報が多いためです。ここを無理に自動化しようとすると、現場の不満につながります。

AIに「たたき台」を作らせる手順

生成AIにシフト案を作らせるときは、条件を文章で渡すのが基本です。たとえば次のような情報を伝えます。

AIはこうした条件を読んで、シフト案の下書きを作るという使い方ができます。ただし注意点が2つあります。第一に、AIは条件を見落とすことがあるため、出てきた案を「ルールチェック」の工程で機械的に検査する必要があります(AIが作った案をAI任せで信用しない、ということです)。第二に、条件が複雑すぎると精度が下がるため、最初は守るべきルールを3〜5個に絞り、慣れてから増やすのが現実的です。

なお、労働時間や休憩などの労務ルールは事業や雇用形態によって異なります。自社に適用されるルールの確認は、社会保険労務士など専門家や公的機関の情報で行ってください。AIの回答を法的な判断の根拠にはしないことをおすすめします。

• スタッフ一覧と、それぞれの出勤可能日・希望休
• 各日の必要人数(平日3人、土日5人など)
• 守るべきルール(連勤は5日まで、新人だけの時間帯を作らない、など)

AIに渡すプロンプトの例(24時間営業の店舗の場合)

コンビニのように早番・遅番・夜勤の3交代で回す店舗を例に、ChatGPTなどの生成AIへ渡す文章の例を示します。ポイントは、出力の形を「Excelに貼れる表」と指定することと、ルールに番号を振っておくことです。番号があると、あとで「ルール3に違反している箇所を直して」と指示し直せます。

スタッフの希望は、フォームの回答を一覧にしたExcelの表をそのまま貼り付ければ足ります。氏名は「A」「B」のような記号に置き換えておくと、個人情報を渡さずに済みます。

ChatGPTなどファイルの出力に対応したAIなら、最後の一文を「Excelファイル(.xlsx)で出力してください」に変えると、ダウンロードしてそのまま開けます。表形式の文字で返ってきた場合は、コピーしてExcelのセルA1に貼り付ければ、列ごとに分かれて入ります。

• あなたは店舗のシフト作成担当です。次の条件で、来月1日〜末日のシフト案を作ってください。
• 【勤務区分】早=6時〜14時、遅=14時〜22時、夜=22時〜翌6時、休=休み
• 【必要人数】早2人、遅2人、夜1人。土日の遅は3人
• 【ルール1】希望休の日には必ず「休」を入れる
• 【ルール2】連続勤務は5日まで
• 【ルール3】「夜」の翌日に「早」を入れない
• 【ルール4】夜に入れるのは、スタッフ一覧で夜勤可となっている人だけ
• 【ルール5】月の勤務日数は、各自の希望日数の±2日に収める
• 【スタッフ一覧と希望休】(ここにExcelの表を貼り付ける。列は 記号/夜勤可否/希望勤務日数/希望休の日付)
• 【出力形式】1行目は日付、1列目はスタッフの記号、各セルは 早・遅・夜・休 のいずれか1文字の表。表のあとに、満たせなかったルールがあれば、日付とルール番号を箇条書きで挙げてください。

AIの案をExcelに貼り、関数で検査する

AIが作った案は、人数不足や連勤の見落としを含むことがあります。目で追うのではなく、Excelの関数と条件付き書式で機械的に検査します。以下は、A列にスタッフ、B列〜AF列に1日〜31日、2行目〜21行目にスタッフ20人分が入っている表を前提にした例です。行や列の範囲は自分の表に合わせて変えてください。

検査で引っかかった箇所は、自分で直してもかまいませんし、AIに「5日の早番が1人足りない。ルールを守ったまま直して」と戻してもかまいません。直した案は、もう一度同じ関数で検査します。AIの案をAIの自己申告だけで信用しない、というのがこの手順の要点です。

ここまでを毎月くり返すのが手間になってきたら、希望の収集から検査までを1つの仕組みにつなげる段階です。フォームの回答を自動でシフト表の形に変換し、案の作成と検査までを通しで動かす形にすると、担当者の作業は最後の調整だけになります。

つまずきやすいポイントと対策

シフト作成専用のサービスも各社から提供されており、店舗数が多い場合やスタッフが数十人を超える場合はそちらが向くこともあります。少人数の職場で、まずコストをかけずに負担を減らしたい場合に、Excel+AIの組み合わせは有力な選択肢です。

• 暗黙のルールが表に出ていない — 「あの2人は同じ時間帯にしない」のような暗黙の条件は、AIには見えません。恥ずかしがらずに文章で書き出しておくことが、たたき台の質を決めます
• 精度100%を期待してしまう — AIの案は7〜8割の完成度と割り切り、残りを人が仕上げる前提で設計すると、期待外れを防げます
• 希望収集がばらばらのまま — 入口が紙・口頭・チャットに散らばっていると、どんなツールを使っても転記地獄は消えません。まず入口を1つにそろえるのが先です

よくあるご質問

シフト表の自動作成は、Excelの機能だけでもできますか?

人数の集計やルール違反のチェックは関数や条件付き書式で可能です。ただし「条件を満たす組み合わせを考える」部分はExcelの標準機能だけでは難しく、そこにAIのたたき台づくりを組み合わせるのが現実的です。

スタッフの個人情報をAIに渡して大丈夫ですか?

氏名をそのまま渡す必要はありません。「Aさん・Bさん」のような記号に置き換えてもシフト案は作れます。法人でAIを使う場合の設定や契約形態については、機密情報の扱いを整理した記事も参考にしてください。

コンビニのような24時間営業の店舗でも使えますか?

使えます。勤務区分を早・遅・夜のような記号にして、時間帯ごとの必要人数と「夜勤の翌日に早番を入れない」などのルールを番号つきで渡すのがコツです。本文にプロンプトの例を載せています。スタッフが数十人を超える場合や複数店舗をまとめて組む場合は、シフト作成専用のサービスや、自社の条件に合わせた仕組みづくりのほうが向きます。

どのくらい時間が減りますか?

職場の条件次第なので断定はできませんが、効果が出やすいのは希望収集と転記の工程です。まずこの2つをフォーム化・自動転記に変えて、次にたたき台づくりへ進む順番をおすすめします。