AIによる業務自動化の始め方｜どの業務から手をつけるか
自動化の効果は、対象業務の選び方でほぼ決まります。全社的に一番大きい業務ではなく、「頻度が高く、判断が少なく、失敗しても取り返せる」業務から始めるのが鉄則です。
結論から
- 選定基準は、頻度・判断の少なさ・失敗の取り返しやすさの3つ
- 効果は「1件あたりの時間 × 件数 × 12ヶ月」で先に試算する
- 人の判断を残す設計にしたほうが、結果的に早く定着する
対象業務の選び方
| 観点 | 適した業務 | 避けたい業務 |
|---|---|---|
| 頻度 | 毎日・毎週発生する | 年に数回 |
| 判断 | 手順が決まっている | 都度の交渉や例外が多い |
| 失敗時 | 気づけばやり直せる | 取引先に直接影響が出る |
| 担当 | 複数人がやっている | 特定の1人しかやらない |
最初の候補になりやすい業務
- 届いた書類の内容をシステムに入力する作業
- 問い合わせメールの振り分けと一次回答の下書き
- 定例の集計・レポート作成
- 複数システム間の転記
- 会議の議事録作成
全自動より半自動から
最初から人の手を完全に離すと、間違いに気づけません。まずはAIが下書きを作り、人が確認して確定する形にします。この段階でも作業時間は大きく減ります。
運用してみて、間違いがほとんど出ない範囲が分かってきたら、その部分だけを全自動に切り替えます。
よくあるご質問
- 効果が出るか事前に分かりますか
- 対象業務の件数と1件あたりの所要時間を伺えば、年間でどれだけの時間が浮くかを試算できます。判断はその数字で行ってください。
- 小さく試すことはできますか
- できます。ひとつの業務、ひとりの担当者から始めて、効果を確認してから広げる進め方をおすすめしています。