書類の入力作業をAI-OCRで自動化する｜使える書類・使えない書類
AI-OCRは「全部を自動でやってくれる魔法」ではありません。人の確認とセットで設計すると、入力作業を目視チェックだけに置き換えられます。
結論から
- 効果が出るのは、同じ形式の書類が毎月まとまった件数届くケース
- 精度は100%にならない前提で、確認しやすい画面を必ず用意する
- 月あたりの処理件数と1件あたりの入力時間から、効果を先に試算する
向いている書類・向いていない書類
| 例 | 理由 | |
|---|---|---|
| 向いている | 注文書、請求書、納品書、検査成績書 | 形式が決まっていて件数が多い |
| 条件付き | 手書きの伝票、FAX | 確認画面とセットなら実用になる |
| 向いていない | 毎回レイアウトが違う書類、少量 | 確認の手間が入力の手間を上回る |
効果の試算のしかた
「1件あたりの入力時間 × 月間件数 × 12ヶ月」で年間の作業時間を出し、そこに人件費の時間単価を掛けます。この金額が開発費に対してどうかを見れば、判断できます。
入力そのものだけでなく、間違いを見つけて直す時間、問い合わせ対応の時間も含めると、実際の効果はもう少し大きくなります。
確認画面の作り方が決め手
読み取り結果と元の画像を左右に並べ、読み取りの確信度が低い項目に色をつけます。担当者は色のついた箇所だけを見ればよくなり、全件を目で追う必要がなくなります。
また、修正した内容を蓄積して、次回以降の精度向上に使う設計にしておくと、運用するほど手間が減っていきます。
よくあるご質問
- まず精度を試せますか
- 実際の書類を数十枚お預かりして、読み取り精度を確認するところから始められます。そのうえで費用対効果を判断していただけます。
- 読み取ったデータを既存システムに入れられますか
- 入れられます。CSVでの取り込みか、APIがあれば直接連携します。