受発注管理システムの開発｜FAX・メール注文をなくす進め方
受発注業務の負担は、注文そのものではなく「届いた注文を自社のシステムに打ち直す作業」に集中しています。ここを消せるかどうかが、投資対効果を左右します。
結論から
- 取引先に入力してもらう(発注ポータル)のが最も効果が大きいが、相手の協力が必要
- 協力が得られない取引先には、AI-OCRで読み取って自動入力する方式が現実的
- 両方を併用し、取引先ごとに使い分ける形が最も定着しやすい
3つの方式と使い分け
| 方式 | 効果 | 条件 |
|---|---|---|
| 取引先が入力する発注ポータル | 入力作業がゼロになる | 取引先の協力が必要 |
| AI-OCRで読み取り | 打ち直しが大幅に減る | 帳票の形式がある程度揃っていること |
| 自社で入力を続ける | 変化なし | 件数が少ない取引先向け |
取引先を巻き込むときの注意
取引先に新しい方法をお願いする以上、相手にとっての利点が必要です。注文履歴を見られる、在庫や納期が分かる、といった機能を用意すると受け入れられやすくなります。
全取引先を一度に切り替えるのは現実的ではありません。件数の多い上位数社から始め、効果を確認しながら広げてください。
AI-OCRの精度をどう考えるか
読み取りは100%にはなりません。重要なのは、間違いが起きる前提で、人が確認しやすい画面を用意することです。読み取り結果と元の画像を並べて表示し、疑わしい項目だけ色を変える、といった作り方をします。
この形にすると、全件を打ち直す作業が、目視確認だけに置き換わります。
よくあるご質問
- 手書きのFAXも読めますか
- 印字より精度は落ちますが、確認画面とセットにすれば実用になる場合が多いです。実際の帳票を数枚お預かりして、精度を試すところから始められます。
- 取引先が高齢でPCを使えません
- その場合はAI-OCR方式が向いています。取引先には今まで通りFAXで送ってもらい、自社側で自動化します。