院内規程・マニュアルをAIで検索できるようにする
仕様確認・更新日: · 編集: 株式会社ウェステリア
病院には、法令で整備が求められている指針や手順書に加えて、就業規則、各部署のマニュアル、委員会の決定、院内通知が積み重なっています。必要なときに最新の版が見つからず、総務や医療安全の担当者に問い合わせが集まる、古い版の手順のまま作業してしまう、ということが起きやすい職場です。この記事では、院内の規程・マニュアルをAIで検索できるようにするときに、どの文書から入れ、どう版を管理し、何に気をつけるかを整理します。
結論から
- 病院は医療法施行規則で、医療安全管理の指針、院内感染対策の指針、医薬品の安全使用の手順書などの整備が求められており、もともと文書の量が多い職場です。AI検索の効果が出やすい領域です
- AI検索で大事なのは、最新版だけを読ませること、答えに文書名と改定日を必ず添えること、職種や部署で読める文書を分けることの3つです
- インシデント報告など患者情報を含む文書は、規程類とは分けて扱います。外部のサービスを使う場合は、安全管理ガイドライン第7.0版のQ&Aにある確認項目(認証、アクセス制御、暗号化、ログ、保存・削除、責任分界)を確かめます
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病院に文書が多い理由
医療法施行規則第1条の11は、病院等の管理者に、医療に係る安全管理のための指針の整備、医療安全管理委員会の設置、職員研修の実施、安全管理に関する記録の整備などを求めています。同じ条で、院内感染対策のための指針の策定、医薬品の安全使用のための業務に関する手順書の作成、医療機器の保守点検に関する計画の策定なども求められています。
これに、就業規則などの労務の規程、各部署の業務マニュアル、委員会の議事録と決定事項、院内通知が加わります。改定のたびに版が増え、紙・共有フォルダ・グループウェアに分かれて保存されていることも珍しくありません。
| 文書 | 主な根拠・出どころ | よくある聞かれ方 |
|---|---|---|
| 医療安全管理の指針・マニュアル | 医療法施行規則第1条の11 | インシデントを報告する手順は? 誰に連絡する? |
| 院内感染対策の指針・マニュアル | 同上 | この感染症の患者が出たときの隔離の手順は? |
| 医薬品の安全使用のための手順書 | 同上 | この薬の払い出しの手順は? 誰の確認が要る? |
| 医療機器の保守点検計画 | 同上 | この機器の点検はいつ、誰がやる? |
| 就業規則・給与規程・旅費規程 | 労務の規程 | 夜勤明けの休暇の扱いは? 学会出張の旅費は? |
| 各部署の業務マニュアル | 部署ごと | 新しく入った人に、この作業の手順をどう説明する? |
| 委員会の決定・院内通知 | 各委員会・事務部門 | 先月決まった運用の変更はどれ? |
仕様の出典: e-Gov法令検索「医療法施行規則」第1条の11
AI検索の仕組みと、病院で外せない3つの条件
院内文書のAI検索は、多くの場合、質問に関係する文書の箇所を探し出し、その箇所をもとにAIが答えを書く、という仕組み(RAGと呼ばれます)で作ります。AIが一般的な知識で答えるのではなく、院内の文書に書いてあることを答えるのが前提です。
病院でこれを使うときは、次の3つを外せません。手順を間違えると患者の安全にかかわる文書を扱うためです。
- 最新版だけを読ませる: 改定前の版が検索の対象に残っていると、AIは古い手順で答えます。改定のたびに古い版を対象から外す運用を決めておきます
- 答えに出典を必ず添える: 文書名、該当する章や条、改定日を答えと一緒に出し、職員が原文を開いて確かめられるようにします
- 読める範囲を分ける: 職種や部署によって読める文書が違う場合は、AI検索でも同じ権限で絞ります。人事・給与の個別情報などは対象にしません
入れる文書・入れない文書
最初からすべての文書を入れる必要はありません。問い合わせが多く、患者情報を含まない文書から始めると、安全管理の検討を重くせずに効果を確かめられます。
| 文書 | AI検索の対象にするか | 理由・注意 |
|---|---|---|
| 院内規程・就業規則・各種手順書 | 最初に入れる | 問い合わせが多く、患者情報を含まない |
| 部署の業務マニュアル | 入れる | 版がばらばらなことが多いので、入れる前に最新版をそろえる |
| 委員会の決定事項・院内通知 | 入れる | どの規程を変えた決定なのかを書き添えると、答えがずれにくい |
| 委員会の議事録(全文) | 必要に応じて | 発言者名や個別の事案が含まれる場合は、要旨だけにする |
| インシデント・アクシデント報告 | 原則として入れない | 患者情報と個別の事案を含む。再発防止策として規程に反映した内容を入れる |
| 人事・給与の個別情報 | 入れない | AI検索の目的に合わない |
外部のサービスを使うときの確認点
院内規程そのものは患者情報を含まないことが多いものの、職員が質問の中に患者の情報を書き込むことはありえます。AI検索をクラウドのサービスで作る場合は、医療情報システムの一つとして扱い、安全管理ガイドライン第7.0版(2026年6月、厚労省の掲載ページの表記)に沿って確認します。
同ガイドラインのQ&Aは、一般向けのWebサービスを医療情報のやり取りに使う場合について、利用前に認証、アクセス制御、通信・保存時の暗号化、ログ、保存・削除、事故対応および責任分界を確認し、事業者からMDS/SDS(製造業者/サービス事業者による医療情報セキュリティ開示書)などを入手してリスクを評価したうえで採否を決めるよう求めています(概説編Q10)。生成AIに医療情報を入力する場合は、学習等のために保存されないことを契約等で担保すること(企画管理編Q18)も確認点です。
あわせて、職員向けの利用ルールに「質問に患者の氏名やIDを書かない」と定めておくと、扱いを軽くできます。利用ルールの作り方は「病院の生成AI利用ルールの作り方」で扱っています。
仕様の出典: 厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第7.0版(令和8年6月)」 / 厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第7.0版 Q&A」
文書をAIが読める形に整える
AI検索の答えの質は、AIの性能よりも、元の文書の状態で決まります。当社が社内ナレッジのAI化(Company Brain)で大事にしているのは、AIを入れる前に、文書をAIが読める形に整えることです。病院の文書でいえば、次のような作業です。
- スキャンした画像のPDFは、文字が読める形(テキスト入りのPDFや文書ファイル)にする
- 文書ごとに、名称・所管部署・改定日・対象者を冒頭に書く
- 同じ内容が複数の文書に書かれている場合は、どれが正かを決め、ほかは参照に変える
- 表や図でしか書かれていない手順は、文章でも書き添える
- AIが答えられなかった質問を記録し、文書の不足として所管部署に返す
進め方
院内文書のAI検索は、部署を絞って小さく始め、問い合わせが減るかを確かめてから広げます。
- 1. 総務や医療安全など、問い合わせが集まっている部署を一つ選び、1か月の問い合わせ件数と内容を記録する
- 2. その部署の規程・手順書の最新版をそろえ、改定日と所管を書き添える
- 3. 院内の一部の職員に使ってもらい、答えと出典が正しいかを確かめる
- 4. 答えられなかった質問と誤った答えを週ごとに見直し、文書を直す
- 5. 問い合わせ件数を比べて、ほかの部署の文書に広げるかを決める
出典
- e-Gov法令検索「医療法施行規則」第1条の11: https://laws.e-gov.go.jp/law/323M40000100050
- 厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第7.0版(令和8年6月)」: https://www.mhlw.go.jp/stf/shingi/0000516275_00006.html
- 厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第7.0版 Q&A」: https://www.mhlw.go.jp/content/10808000/001752355.pdf
よくあるご質問
- AIが間違った手順を答えたら、責任は誰が負いますか?
- AI検索はあくまで文書を探す道具で、手順の正本は原文の規程・手順書です。答えに必ず文書名と改定日を添え、患者の安全にかかわる手順は原文を開いて確かめる、という使い方を院内のルールで決めておきます。誤った答えが出たら記録して、文書か検索の設定を直します。
- 看護手順や診療のマニュアルも入れてよいですか?
- 院内で決めた手順書として検索の対象にすることはできます。ただし、AI検索は書いてある手順を探すためのもので、目の前の患者にどう対応するかの判断をAIにさせるものではありません。診断・治療の判断は医療者が行う前提で使ってください。
- 既製のチャットボットサービスで足りますか?
- 文書の量が少なく、権限の区別が要らないなら、既製のサービスで足りることもあります。職種ごとに読める文書を分けたい、電子カルテ端末のネットワークの中で使いたい、改定のたびに自動で版を入れ替えたいといった条件があると、既製品の設定だけでは足りず、作る部分が出てきます。
- 紙の規程しかありません。それでも始められますか?
- 始められますが、最初に文字の読めるデータにする作業が要ります。全部を一度にやる必要はなく、問い合わせが多い規程から順にデータにしていけば十分です。その過程で古い版や重複が見つかることも多く、文書の整理そのものにも役立ちます。