Power Queryと生成AIはどっちを使う?向き不向きと組み合わせ方

Power Queryとは何か

Power Queryは、Excelに標準で搭載されているデータの取込・整形機能です(追加費用は不要です)。CSVや他のExcelファイル、フォルダ内の複数ファイルなどを読み込み、「不要な行を削除」「列を分割」「表を縦につなげる」といった整形手順を記録しておけます。

最大の特徴は、手順が保存され、何度でも同じ処理を再現できることです。翌月に新しいデータが来ても、更新操作をするだけで同じ整形が実行されます。マクロ(VBA)と違ってプログラミングは不要で、画面操作の積み重ねで処理を組み立てられます。

一方で、Power Queryは「決められた手順を忠実に繰り返す」仕組みなので、元データの形が変わると途端に動かなくなります。列名が変わった、シート名が変わった、といった変化に自動では対応できません。

生成AIが得意なのは「判断が混ざる作業」

ChatGPTやClaudeなどの生成AIは、Power Queryとは逆の性質を持ちます。決まった手順の反復は不得意(毎回結果が揺れる可能性がある)ですが、ルールとして書き切れない判断を含む作業に強みがあります。

こうした作業は、人間なら見ればわかるのにルール化しようとすると例外だらけになる領域です。ここが生成AIの出番です。

• 「㈱ウェステリア」「ウェステリア(株)」「(株)ウエステリア」を同じ会社として扱う
• フォーマットの違う支店別ファイルの列を「これは同じ意味の列」と対応付ける
• 自由記述のメモ欄から「金額」「日付」らしき情報を抜き出す

向き不向きの比較

判断の目安はシンプルです。「毎回同じ」ならPower Query、「毎回違う・判断が要る」なら生成AI。そして毎月続く業務であれば、最終的にPower Queryなどの「再現性のある仕組み」に寄せていくのが安定します。

実務で効く組み合わせ方

どちらか一方を選ぶ必要はありません。よく使われる組み合わせを3つ紹介します。

避けたいのは、毎月の定型作業を毎回AIに丸投げすることです。実行のたびに結果が揺れる可能性があり、検算の手間が毎回発生します。定型化できた作業は再現性のある仕組みに移す、が原則です。

• AIに設計させて、Power Queryで回す。「こういうデータをこう整形したい」と生成AIに相談し、Power Queryでの手順(どの機能をどの順で使うか)を提案させます。Power Queryには「M言語」という内部の記述言語があり、AIにこのコードを書かせて貼り付ける、という使い方もできます。設計はAI、毎月の実行はPower Query、という分担です
• 前処理だけAIに任せる。支店ごとにフォーマットが違うファイルが集まる場合、まずAIに列の対応付けや表記ゆれの統一をさせて形を揃え、揃った後の集計はPower Queryやピボットテーブルで行います。「ぐちゃぐちゃを揃えるのはAI、揃った後は既存機能」という分担です
• エラー時の相談相手にする。Power Queryが翌月突然動かなくなったとき、エラー内容をAIに貼り付けて原因を聞く使い方です。「元データの列名が変わった」といった原因の見当が付きやすくなり、詳しい人が社内にいなくても復旧しやすくなります

よくあるご質問

Power Queryは無料で使えますか?

ExcelにはPower Queryが標準搭載されており、追加費用なしで使えます(お使いのバージョンでの利用可否は公式情報をご確認ください)。「データ」タブの「データの取得」から利用できます。

Power Queryとマクロ(VBA)はどう違いますか?

Power Queryは「データの取込・整形」に特化した機能で、プログラミングなしで手順を記録できます。VBAはExcel全般の操作を自動化できる分、コードを書く必要があります。データを取り込んで表の形を整えるだけなら、まずPower Queryを検討するほうが習得も保守も軽く済むことが多いです。

会社のデータを生成AIに渡しても大丈夫でしょうか?

サービスや契約プランによって、入力データの扱い(学習への利用有無など)が異なります。顧客名や個人情報を含むデータは、学習に使われない設定・プランを確認してから使うのが基本です。なお「手順の設計だけAIに相談する」使い方なら、実データを渡さずに済みます。詳しくは機密情報の扱いに関する記事もご覧ください。