士業事務所の業務自動化｜書類作成と問い合わせ対応から手をつける
士業の業務は、判断が必要な部分と、単純な転記・整理の部分がはっきり分かれています。後者だけを機械に任せると、判断に使える時間が増えます。
結論から
- 効果が大きいのは、証憑の読み取り、定型書類の作成、問い合わせ一次対応の3つ
- 顧客情報を扱うため、外部サービスの利用条件は契約段階で確認する
- 職員ごとに違う進め方を、この機会に揃えると効果が倍になる
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自動化しやすい業務
| 業務 | 自動化の方法 | 効果 |
|---|---|---|
| 領収書・請求書の入力 | AI-OCRで読み取り、確認画面で修正 | 入力が目視確認に変わる |
| 定型書類の作成 | 顧客データから自動生成 | 作成時間の短縮と記載ミスの減少 |
| 顧客からの一次問い合わせ | AIが過去の回答をもとに下書き | 回答までの時間短縮 |
| 進捗・期限の管理 | 案件ごとに自動でリマインド | 期限漏れの防止 |
守秘義務との両立
顧客の情報を外部のサービスに渡す形になるため、入力内容が学習に使われない条件で構成することが前提です。契約形態と保存場所を確認したうえで選定します。
また、誰がどの顧客データを見られるかという権限設計も、事務所の規模が大きくなるほど重要になります。
属人化した進め方を揃える機会にする
職員ごとにやり方が違う状態のままシステムを入れると、例外対応だらけになります。自動化の検討は、進め方を統一する良い機会です。
全部を揃える必要はなく、件数の多い業務から順に標準の形を決めていけば十分です。
よくあるご質問
- 会計ソフトはそのまま使えますか
- 使えます。読み取り結果を会計ソフトに取り込む形にするのが一般的で、会計ソフト自体を置き換える必要はありません。
- 顧客ごとに違う様式にも対応できますか
- 対応できます。件数の多い顧客から順に対応し、残りは汎用の様式で運用する形が費用を抑えられます。