紙・印刷・郵送のコストを減らす｜保管と探す時間まで含めて計算する
紙のコストは、印刷代と郵送代だけではありません。保管スペース、綴じる作業、探す時間を足すと、見えている金額の数倍になります。
結論から
- 削減額の計算には、保管費と「探す時間」を必ず含める
- 取引先に紙を求められる場合も、社内側だけ先に電子化できる
- 電子帳簿保存法の要件を満たす形にしておくと、後の手戻りがない
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見えているコストと、見えていないコスト
| 種類 | 内訳 | 計算のしかた |
|---|---|---|
| 印刷 | 用紙、トナー、機器のリース | 月間枚数 × 単価 |
| 郵送 | 切手、封筒、封入作業 | 件数 ×(送料 + 作業時間 × 時間単価) |
| 保管 | 書庫のスペース、倉庫の外部委託 | 面積 × 賃料 または 委託費 |
| 探す時間 | 過去の書類を探す作業 | 月間の探索回数 × 所要時間 × 時間単価 |
| 再発行 | 紛失時の対応 | 件数 × 対応時間 |
相手が紙を求めても、社内は電子化できる
取引先や官公庁が紙を求める場合でも、社内での保管・検索・回覧は電子化できます。受け取った紙をスキャンして自動で仕分け・保存すれば、探す時間と保管費は下がります。
送付側についても、相手ごとに紙と電子を使い分ける運用にすれば、対応可能な相手から順に郵送費を減らせます。
電子帳簿保存法への対応
電子データで受け取った請求書などは、要件を満たす形での保存が求められます。後から作り直すと手戻りが大きいため、電子化の設計段階で要件を織り込んでおきます。要件は改正されるため、最新の内容を確認しながら進めます。
よくあるご質問
- 過去の書類も全部スキャンすべきですか
- 必要ありません。今後発生する書類から電子化し、過去分は「よく参照するもの」だけを対象にするのが費用対効果が高い進め方です。
- 現場に高齢の社員が多いのですが
- スキャンして保存する作業は事務側で完結できます。現場の運用を変えずに始められる領域です。