Accessで作った社内システムの移行先｜老朽化したときの現実的な進め方
「昔うちの誰かが作ったAccess」が、今も基幹業務を支えている会社は少なくありません。動いているうちは問題になりませんが、作った人が退職し、PCが入れ替わるタイミングで一気に表面化します。
結論から
- Accessの限界は、同時利用・ファイル破損・作った人しか分からない、の3つに集約される
- 画面と帳票をそのまま再現するのではなく、実際に使われている機能だけを移すと費用が下がる
- 移行前に、現行のデータ構造を書き出しておくと見積もりの精度が上がる
限界が表面化するタイミング
- 複数人で同時に開くと固まる、ファイルが壊れる
- 作成者が退職し、中身を触れる人がいない
- PCの入れ替えやOffice更新で動かなくなった
- 在宅勤務や複数拠点に対応できない
- データ量が増えて動作が重い
移行先の考え方
移行先は大きく、クラウド型の自社専用システムか、業務パッケージかに分かれます。Accessで作り込んだ業務は、その会社独自の進め方になっていることが多く、パッケージに寄せると現場の抵抗が大きくなりがちです。
一方で、Accessの画面をそのまま再現しようとすると費用が膨らみます。実際には使われていない機能が半分近く残っていることも珍しくありません。
費用を抑える進め方
- 現行の画面・帳票のうち、直近1年で実際に使ったものを洗い出す
- 使っていない機能は移行対象から外す
- まず入力と検索だけを移し、集計・帳票は次の段階に回す
- 過去データは「参照用に別で保管」と「新システムに移す」を分ける
移行前にやっておくと得なこと
テーブル構造（どんな項目があるか）とリレーションを書き出しておくと、見積もりの精度が上がります。Access上から一覧を出力できるため、その資料があるだけで初期の調査工数が減ります。
また、現場の方が「本当はこうしたい」と思っている点を集めておくと、単なる置き換えで終わらず、移行を機に業務改善までつなげられます。
よくあるご質問
- 今のAccessを動かしながら移行できますか
- できます。新システムを並行稼働させ、一定期間は両方にデータを入れて、問題がないことを確かめてから切り替える進め方が安全です。
- 作った人がもういないのですが、調査だけ頼めますか
- はい。現行の中身を読み解いて、何がどう動いているかを整理するところからお受けできます。