社内AI検索の費用が見合わないと感じたら｜代替の選び方と、自社で作る判断基準
社内AI検索の製品は席数課金が基本です。全社に配ると効果より先に費用が伸び、使う人が限られると1人あたりの単価が跳ね上がります。まず「誰が何回使うか」を数えてから選ぶと、判断を間違えにくくなります。
結論から
- 席数課金の製品は、最低席数と更新時の値上がり幅を先に確認する
- 使う人が一部の部署に限られるなら、全社契約は割高になりやすい
- 繋ぎたい先が自社システムばかりなら、既製品のコネクタは効きにくい
費用で見落とされやすい点
- 最低席数の下限(実際に使う人数より多く契約させられることがある)
- 更新時の値上がり幅(初年度の見積だけで判断しない)
- コネクタが標準で用意されていない社内システムへの対応費
- 検索対象を増やしたときの追加費用
- アクセス権の同期を保つために自社側で発生する工数
選択肢の整理
| 選択肢 | 向いている状況 | 注意点 |
|---|---|---|
| 既製の社内AI検索 | 対象がSaaS中心で、全社的に使う | 席数課金。独自システムは繋ぎにくい |
| グループウェア標準のAI機能 | 対象がそのスイート内でほぼ完結する | スイート外の情報は範囲外 |
| 自社構築 | 対象業務が限られる、独自システムが多い | 作る費用がかかる。運用の担い手が要る |
| 併用 | 全社検索は既製品、判断が要る業務だけ自社構築 | 役割の線引きを最初に決める |
自社で作ったほうがよい場合
逆に、対象がSaaSばかりで全社で使うなら、既製品のほうが早く安く済みます。作ることが目的にならないよう、先に所在を確認してください。
- 使うのが特定の部署だけで、全社に配る予定がない
- 繋ぎたい情報の中心が、パッケージではない自社システムや基幹系にある
- 検索して終わりではなく、申請や登録などの処理まで任せたい
- データを社外に出す範囲を自分で決めたい
よくあるご質問
- まず既製品を試してから乗り換えることはできますか
- できます。ただし複数年契約と最低席数の条件を先に確認してください。試すだけのつもりが数年拘束されることがあります。
- 自社構築だとどのくらいかかりますか
- 対象を1業務に絞れば数週間から着手できます。繋ぎ先の数と権限の要件で伸びます。繋ぎたいシステムの一覧をいただければ試算をお出しします。